Politique de Confidentialité

Date de la dernière modification : 27 novembre 2022

Nos coordonnées

Nom: EPIC Web Agency SPRL
Adresse: Rue Wiertz 38 box 12,B-4000 Liège Belgique
Numéro BCE: 0812.258.994
Numéro de téléphone : +32 78 15 11 45
Email: privacy@epic.net

Catégories et source des données

Nous collectons et traitons actuellement les informations suivantes sur vous/votre entreprise :

Vos coordonnées (par exemple prénom, nom, adresse email), notamment pour vous envoyer notre newsletter ;
Informations sur votre projet (budget, délai et toute autre information ou document que vous souhaitez partager avec nous) ;
Des informations vous concernant dans le cas où vous nous envoyez votre candidature (portfolio, le poste que vous recherchez, votre CV et toute autre information ou document que vous partagez avec nous) ;
Les données collectées par l’utilisation de cookies sur notre site web, y compris votre adresse IP (voir notre politique en matière de cookies pour plus d’informations) ;
Les données financières à caractère personnel afin de préparer notre facture pour nos services.

Objectifs du traitement des données personnelles

La plupart des données à caractère personnel que nous traitons nous sont fournies directement par vous via l’une des raisons suivantes :

Pour vous envoyer notre newsletter (sur base de votre consentement) ;
Pour répondre de manière exhaustive à votre demande via les formulaires de notre site web (pour un nouveau projet, pour une candidature ou pour toute autre demande que vous nous adresseriez) ;
Pour contrôler le bon fonctionnement de notre site web et améliorer nos services (sur la base de notre intérêt légitime).

Conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel, les bases juridiques sur lesquelles nous pouvons nous appuyer pour traiter ces données à caractère personnel sont les suivantes :

Nous pouvons nous appuyer sur votre consentement (explicite) ;
Nous pouvons avoir une obligation contractuelle de traiter vos données à caractère personnel si nous avons un contrat ensemble ;
Nous avons des obligations légales qui nous imposent de traiter vos données à caractère personnel (telles que des obligations comptables et fiscales qui nous obligent à conserver vos informations, par exemple dans le cadre de la facturation de nos services).
Nous avons un intérêt légitime à collecter vos données personnelles et à échanger avec vous (notamment pour répondre à vos demandes, prévenir les abus et les fraudes, contrôler la régularité de nos services, exercer, défendre et préserver nos droits, par exemple en cas de litiges, ainsi que pour apporter la preuve de toute violation de nos droits, gérer et améliorer notre relation avec vous, améliorer continuellement notre site web et nos produits/services, à moins que ces intérêts ne soient supplantés par vos intérêts ou vos libertés et droits fondamentaux exigeant la protection de vos données personnelles).

Dans tous les cas, nous vous assurons que nous maintenons un équilibre proportionné entre notre intérêt légitime et le respect de votre vie privée.

Si la base juridique de notre traitement repose sur votre consentement, vous avez le droit de le retirer à tout moment (par exemple, vous pouvez à tout moment refuser de recevoir notre newsletter).

Destinataires des données

Les informations que vous fournissez peuvent être partagées, en toute confidentialité, avec nos sous-traitants.

Nous faisons appel à des sous-traitants (notamment des prestataires de services informatiques pour l’hébergement sécurisé de vos données) qui sont soigneusement sélectionnés. Ces sous-traitants sont soumis à une obligation de confidentialité.

En cas de litige, les données personnelles des utilisateurs concernés peuvent être transmises à un tiers chargé de la gestion des litiges (cabinet d’avocats, société de recouvrement, etc.), qui veillera également au respect de la législation applicable à ces données.

En cas de transfert (total ou partiel) de nos activités (fusion, vente, transfert d’actifs, réorganisation judiciaire, etc.), nous pouvons également partager vos données personnelles dans le cadre de cette opération.

Avec votre accord, nous pouvons également transférer vos données personnelles à des entreprises partenaires (par exemple si nous sous-traitons une partie de la mission ou de la demande que vous nous avez confiée).

Exigence de transmission de données : réglementaire ou contractuelle ?

L’obligation de fournir des données personnelles peut être une exigence contractuelle ou une condition de la prestation de nos services (en effet, nous pouvons avoir besoin de vos informations personnelles pour vous facturer ou pour vous envoyer notre newsletter).

Si vous ne souhaitez pas nous fournir vos données à caractère personnel lorsque cela est nécessaire, il se peut que nous ne soyons pas en mesure d’exécuter nos services (par exemple, nous ne pourrons pas vous envoyer notre lettre d’information si vous ne nous fournissez pas votre adresse électronique).

Période de conservation des données

Nous conservons vos données pendant une certaine période qui peut varier en fonction des circonstances. Au terme de cette période, nous effacerons ou anonymiserons vos données à caractère personnel.

Nous conserverons les données à caractère personnel vous concernant aussi longtemps que nécessaire ou autorisé suite aux objectifs pour lesquels elles ont été obtenues et conformément à la législation applicable. Les critères utilisés pour déterminer nos périodes de conservation sont notamment les suivants (i) la durée de la relation que nous entretenons avec vous ; (ii) l’existence d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis ; et (iii) l’opportunité de conserver les données suite à notre situation juridique (par exemple, en ce qui concerne les délais de prescription applicables, les litiges ou les enquêtes réglementaires).

Pour vous donner des exemples concrets, nous conserverons vos données personnelles jusqu’à ce que vous décidiez de ne plus recevoir notre newsletter à cette fin et nous conserverons vos données financières personnelles jusqu’à ce qu’elles ne soient plus nécessaires d’un point de vue juridique (généralement 10 ans).

Prise de décision automatisée

Nous ne prenons pas de décisions automatisées sur la base de vos données personnelles.

Droits de la personne concernée

En vertu de la législation sur la protection des données et sous réserve de nos propres droits et obligations, vous disposez des droits suivants :

Droit d’accès : Vous avez le droit de nous demander l’accès à vos données personnelles, gratuitement, et d’en obtenir une copie dans un format accessible.

Droit de rectification : vous avez le droit de nous demander de rectifier les données à caractère personnel que vous considérez comme inexactes. Vous avez également le droit de nous demander de compléter vos informations.

Droit d’effacement : vous avez le droit de nous demander d’effacer vos données à caractère personnel dans certaines circonstances.

Droit à la limitation du traitement : vous avez le droit de nous demander de limiter le traitement de vos données personnelles dans certaines circonstances.

Droit d’opposition au traitement : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel dans certaines circonstances.

Droit à la portabilité des données : vous avez le droit de nous demander de vous renvoyer vos données dans un format facilement transférable ou, si la technologie le permet, de les transférer directement à un autre fournisseur de services.

Pour exercer ces droits, il vous suffit de nous envoyer un email à l’adresse suivante : privacy@epic.net

Veuillez noter qu’il se peut que nous devions vérifier votre identité avant de répondre à votre demande.

Nous ferons alors tout ce qui est en notre pouvoir pour faire le nécessaire dans les plus brefs délais (généralement dans les 30 jours).

Plainte auprès de l’autorité de contrôle

Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données, dont les coordonnées sont les suivantes :

Rue de la Presse, 35, 1000 Brussels
Tél: +32 (0)2 274 48 00
E-mail: contact@apd-gba.be

Transfert de données personnelles en dehors de l’EEE (Espace Economique Européen)

Sauf indication contraire, nous ne transférons pas vos données à caractère personnel en dehors de l’Espace économique européen. Le cas échéant, nous ne transférerons vos données vers un pays non membre de l’UE que si ce pays offre un niveau de protection équivalent à celui de l’Union européenne (pour plus d’informations, voir le lien suivant).

Dans ce cas, nous pouvons également utiliser les clauses contractuelles types rédigées par la Commission européenne ou des exemptions spécifiques en vertu de l’article 49 du GDPR (telles que votre consentement ou le fait que le transfert est nécessaire à l’exécution du contrat).

Protection des données personnelles de la personne concernée

Nous sommes fiers de respecter la vie privée de nos utilisateurs. Nous appliquons une politique stricte en matière de protection de la vie privée et prenons toutes les mesures appropriées pour garantir que nos serveurs empêchent, dans la mesure du possible, toute fuite, destruction, perte, divulgation, utilisation, accès ou modification non autorisés de vos données.

Notre politique en matière de données concernant les mineurs

Notre site web et nos services ne sont pas destinés aux mineurs. Si vous apprenez que votre enfant mineur nous a fourni ses données personnelles sans votre consentement, veuillez nous contacter à l’adresse suivante :privacy@epic.net.

Que se passe-t-il en cas de modification de la politique de confidentialité ?

Si nous modifions cette politique de confidentialité, vous en serez informé par le biais de notre site web ou par message. Nous vous recommandons de consulter régulièrement cette page. La date de la dernière modification du présent document est indiquée en haut de celui-ci.

La nullité, l’invalidité ou la caducité de tout ou partie d’une des dispositions de la présente politique de confidentialité n’entraîne pas la nullité ou la caducité de toutes les autres dispositions qu’elle contient.

Nous nous engageons à prendre les mesures nécessaires pour remplacer les dispositions qui seraient considérées comme nulles, invalides ou caduques par des dispositions valides dont l’objet sera aussi proche que possible de celui des dispositions à remplacer.

Que faire en cas de litige ?

Les longs procès ne profitent à personne. En cas de litige entre nous, nous nous engageons à privilégier le dialogue et l’ouverture dans la recherche d’une solution amiable.

A défaut de solution amiable, le droit belge sera d’application et les tribunaux de Liège seront exclusivement compétents pour tout litige relatif à la présente politique de protection de la vie privée.