Office Manager

EPIC est à la recherche d’un.e Office Manager enthousiaste et expérimenté.e

Tu crois fermement que le bon fonctionnement d’une agence de 30 personnes repose autant sur une organisation administrative irréprochable que sur la qualité d’une expérience client exceptionnelle.

Pour toi, l’administration, la comptabilité et la gestion des ressources humaines ne sont pas des corvées, mais des leviers essentiels pour garantir un cadre de travail à la fois serein et productif.

Si tu es d’accord avec ce qui précède alors tu voudras sûrement en savoir plus sur ce que nous avons à t’offrir…

Ton job au quotidien

En tant qu’Office Manager, tu travailleras en étroite collaboration avec le Lead admin & finance et l’équipe de direction.

Ton rôle couvrira une belle diversité de missions :

Gestion Administrative et Financière

• Contrôle et envoi des factures clients ;
• Suivi des paiements et relance des impayés ;
• Coordination des achats fournisseurs et suivi des factures ;
• Transfert et vérification de l’encodage dans le programme comptable ;
• Assistance à la clôture trimestrielle et tenue des tableaux de bord ;
• Suivi administratif des dossiers de subsides et projets internes (ex.: certification BCorp, CCT90,…).

Gestion des Ressources Humaines

• Suivi administratif des nouvelles embauches et stages ;
• Gestion des congés et des absences ;
• Suivi logistique du matériel et des avantages pour les employés ;
• Support à la gestion des relevés de présence et de la paie ;
• Support à l’organisation des formations et entretiens d’évaluation.

Vie de l’Agence

• Dynamisation de la vie quotidienne de l’agence ;
• Support à l’organisation d’événements internes et de teambuildings ;
• Gestion des bureaux et des salles de réunion ;
• Gestion du courrier et des livraisons.

Support à la Direction

• Assistance à la direction générale de l’agence ;
• Organisation des rendez-vous et préparation des réunions.

Ton profil

• Bachelier en Secrétariat de Direction, comptabilité ou domaine similaire ;
• Expérience de 2 ans minimum dans une fonction similaire;
• Bonne maîtrise écrite et parlée du français(C2) et de l’anglais (C1). Toute autre langue est un atout ;
• Aisance Google Suite, Excel, ERP et programmes comptables (ex.: Horus) ;
• Bonne connaissance des principes comptables de base.

Soft skills

• Rigueur, précision, organisation et souci du détail;
• Proactivité, résilience et capacité d’adaptation face à l’imprévu ou la nouveauté ;
• Capacité à gérer des situations complexes et délicates avec discrétion et professionnalisme ;
• Facilité à travailler de manière autonome ou collaborative;
• Excellentes compétences relationnelles.

Ce qui compte (vraiment) pour nous

Esprit d’Équipe
Chez EPIC, personne ne travaille seul. Les décisions se prennent dans l’échange, le partage d’idées et le respect des contributions de chacun.

Rigueur et confidentialité
L’efficacité d’une agence repose sur une gestion minutieuse, une attention constante aux détails et une capacité à respecter la confidentialité des informations personnelles à traiter.

Engagement responsable
Chaque membre de l’équipe a un impact direct sur le succès d’EPIC et son environnement. Depuis sa création, EPIC a à cœur de valoriser l’initiative individuelle et collective dans une démarche responsable et respectueuse de tous ses stakeholders.

Passion
Bien sûr, nous ne demandons pas à un.e office manager de passer tout son temps libre à apprendre à coder… mais, néanmoins, un intérêt pour notre secteur et nos métiers est un vrai plus.

A propos d’EPIC

EPIC est une agence digitale belge qui, depuis 2009, aide les marques à augmenter l’impact et la performance de leur stratégie marketing. Nous travaillons avec une grande diversité de clients – grandes marques, startups, institutions – et chaque collaboration est portée par une passion commune pour l’excellence et les nouvelles technologies.

L’équipe

Chez EPIC, nous sommes une équipe et ce n’est pas juste un buzzword pour faire genre. 100% de ce que nous produisons pour nos clients est le résultat d’un travail collaboratif étroit et le travail de chacun a un impact direct sur celui des autres.

Bien sûr… un.e office manager n’est pas directement impliqué dans la réalisation des projets EPIC. Mais parce que l’organisation de l’agence et sa gestion d’équipe sont des piliers de notre vision d’équipe, tu auras des interactions avec tous les autres profils de l’agence: développeurs front-end, designers, project managers, account managers, fournisseurs, partenaires… et même nos clients.

La capacité à vivre et évoluer en groupe est primordiale. Nous mettons, collectivement, de l’énergie et des moyens importants pour créer un cadre et un environnement de travail dans lequel les différentes personnalités peuvent trouver leur équilibre.

Concrètement, tu feras partie de la team “admin”. C’est la plus petite équipe (un responsable et toi) mais ça ne la rend pas moins importante que les autres, que du contraire! Tu travailleras en étroite collaboration avec la direction générale de l’agence et l’équipe de direction au sens large.

L’organisation/hiérarchie chez EPIC est assez plate, et même si Grégory est officiellement le Lead admin et finance, le duo doit pouvoir réfléchir et avancer ensemble.

Ce que nous proposons…

• CDI temps partiel (mi-temps minimum) ;
• Ordinateur portable ;
• Abonnement GSM ;
• Chèques-repas ;
• Eco-chèques (pour acheter des plantes, tickets de train…) ;
• Participation aux frais de déplacement ;
• Assurance hospitalisation (DKV) ;
• Régime 39h donnant droit à 6 jours de RTT ;
• 13ème mois et congés payés ;
• Prime collective liée aux résultats (CCT90) ;
• Budget et plan de formation individuel ;
• Horaire flexible (… mais tout en veillant à maximiser le temps en équipe!) ;
• Boissons et snacks offerts;
• … et bien d’autres surprises et activités en équipe (va stalker le compte Instagram d’EPIC pour en avoir un bon aperçu).

Tu as tout lu jusqu’ici?

Si la réponse est oui, alors clique le lien ci-dessous et on se réjouit de faire ta connaissance.